Pași mici pentru un eveniment mare

Dacă te numeri printre acei oameni care au inițiativă și îți dorești să demarezi un eveniment, Clujul îți oferă mediul propice pentru a face asta. Noi îți propunem câțiva pași ușor de urmărit în organizarea unui eveniment:

  • Stabilirea unui domeniu de activitate

Întâi de toate, ar trebui să stabilești un domeniu pentru evenimentul tău. O recomandare ar fi să te axezi pe ceea ce te pricepi tu mai bine. Dezvoltare locală, ecologie, incluziune socială, învățământ alternativ, evenimente de socializare… Tu alegi!

  • Fixarea unui scop

Poate cel mai important pas ar fi acela de a-ți stabili un scop clar al evenimentului, adică ceea ce îți propui să realizezi prin evenimentul tău. Un exemplu l-ar putea constitui facilitarea alegerii unui loc de muncă pentru studenții absolvenți.

  • Setarea unor obiective

Obiectivele corespund rezultatelor pe care aștepți să le obții în urma evenimentului. De pildă, un obiectiv ar putea fi „să ia contact cu firme din  domeniul de activitate în care ar vrea să profeseze”.

  • Alegerea activităților

Pentru a-ți atinge obiectivele, ai nevoie de niște mecanisme de implementare, mai exact activități prin care să atingi cele ce ți-ai propus. Importantă este plănuirea atentă și în detaliu a activităților. 

  • Stabilirea grupului țintă

Activitățile plănuite se adresează, în general, unui grup particular de oameni, cu anumite interese, ocupații și capacități de înțelegere.

  • Fixarea bugetului

Odată stabilite activitățile, se poate calcula un buget aproximativ necesar derulării evenimentului. Finanțarea acestuia poate să fie proprie, publică (de la diferite organisme ale statului sau chiar de la Uniunea Europeană) sau, de cele mai multe ori, privată (prin parteneriate și finanțări de la diverse companii).

  • Alegerea locației și a perioadei

În funcție de tipul de activități ce vor avea loc, poți stabili locația (în acest sens, Clujul îți oferă numeroase opțiuni) și perioada de desfășurare a evenimentului.

  • Promovarea evenimentului

Pe partea de promovare offline, ai posibilitatea de a achiziționa diverse materiale precum bannere, roll-up-uri, afișe, flyere, stickere etc. În online, rețelele sociale facilitează promovarea, oferind diverse posibilități de a-ți face cunoscut evenimentul.

  • Asigurarea logisticii necesare

Pe lângă materialele de promovare, se mai pot achiziționa mape, agende, pixuri, tricouri, care sunt inscripționate, de regulă, cu logo-ul proiectului, sau alte materiale, în concordanță cu tematica evenimentului. 

  • Organizarea efectivă

Pentru buna desfășurare a evenimentului, trebuie să te asiguri că locația și materialele sunt pregătite din punct de vedere logistic (dacă sunt prevăzute cu boxe, microfoane, videoproiectoare etc.), precum și alte aspecte necesare (sosirea participanților, trainerii ș.a.m.d.). 

  • Realizarea unui follow up al evenimentului

Pentru a observa dacă evenimentul și-a atins scopul și ce impact a avut acesta, monitorizează rezultatele obținute, cel mai facil fiind printr-un formular sau o ședință de feedback, oferit de participanți.

TIPS&TRICKS

  • ocupă-te de lucruri din timp
  • fii pregătit pentru situații neprevăzute
  • alege-ți atent echipa cu care vei lucra și deleagă task-urile
  • fii creativ și încearcă să aduci noutate prin evenimentul tău
  • realizează un research al evenimentelor anterioare similare

Comentarii

comments

Lasă un răspuns

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.